Mandaste el presupuesto, la persona te dijo "lo veo y te aviso", y nunca más supiste nada. Si te pasa seguido, tranqui: es de las cosas más comunes en cualquier pyme. Y casi siempre tiene arreglo, porque muchas de esas personas no dijeron que no. Simplemente se olvidaron, se distrajeron o estaban esperando que alguien les escribiera.

Qué es hacer seguimiento

Es volver a contactar a alguien que mostró interés, en el momento justo y con algo útil para decirle. Sin perseguir, sin insistir de más. Un mensaje a tiempo muchas veces es lo que destraba la decisión.

El método en cuatro pasos

1. Anotá cada consulta, sin excepción

Nombre, cómo te contactó, qué quería y la fecha. Si no está anotada, no existe. Esto vale para la consulta por WhatsApp de un sábado a la noche y para la que entró por la web.

2. Ponele una etapa

Con cuatro alcanza: consulta nueva, presupuesto enviado, ganada y perdida. Saber en qué etapa está cada una te muestra de un vistazo dónde se te traban las ventas.

3. Definí cuándo volvés a escribir

Una regla simple: si a los tres o cuatro días de mandar un presupuesto no hubo respuesta, escribís. Si a la semana sigue sin respuesta, un último mensaje. Después, se marca como perdida y se libera la cabeza.

4. Tené listos los mensajes

Lo que más frena el seguimiento es no saber qué decir. Dejá escritos dos o tres mensajes cortos y amables, por ejemplo:

"Hola, Mariana. ¿Pudiste ver el presupuesto que te mandé el martes? Si tenés alguna duda o querés ajustar algo, contame y lo vemos."

Un ejemplo: una inmobiliaria

Del Parque es una inmobiliaria chica que recibe consultas por los portales, por Instagram y por WhatsApp. Antes, cada agente se acordaba como podía de a quién había mostrado qué departamento. Cuando empezaron a anotar cada consulta con su etapa y la fecha del próximo contacto, descubrieron que la mitad de las visitas nunca tenía un segundo mensaje.

Ahora, si alguien visitó un departamento y en tres días no dijo nada, le llega un mensaje preguntando qué le pareció y ofreciéndole otras opciones parecidas.

Cuándo conviene que pase solo

Con pocas consultas por semana, una planilla y una alarma en el celular alcanzan. Cuando son más, o cuando atiende más de una persona, lo mejor es que el sistema haga el trabajo pesado:

  • cada consulta que entra se carga sola, venga de donde venga,
  • si un presupuesto lleva días sin respuesta, sale el mensaje de seguimiento solo,
  • y a vos te llega el aviso cuando alguien contesta, para seguir la charla.

Así el seguimiento deja de depender de que alguien se acuerde.

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